Špecifiká zápisnice

Pri písaní zápisnice zo zasadania pedagogickej rady (PR) je potrebné si uvedomiť jej špecifiká:
• o aký typ PR ide (o plánovaciu, klasifikačnú, hodnotiacu...),
• aký má cieľ, obsah — program, metódy rokovania,
• aké a komu zadáva úlohy,
• k čomu by mali spieť uznesenia.

Štátna školská inšpekcia sa pri kontrole zápisníc z PR stretáva najčastejšie s týmito nedostatkami:
• rokovací poriadok je síce vypracovaný, ale zápisnice sa nevedú podľa neho,
• chýba uvedenie cieľa PR,
• prerokúvanie úloh na PR, ktoré svojím obsahom patria do programu pracovnej porady,
• zužovanie poslania PR na klasifikačnú poradu,
• označenie štvrťročná a trištvrteročná klasifikačná porada (legislatíva uvádza klasifikáciu iba na konci prvého polroka a druhého polroka),
• splnenie uznesení sa nekontroluje, iba sa teoreticky skonštatuje, či boli splnené/nesplnené, • úlohy nie sú jasne a jednoznačne formulované, ich štylizácia je nelogická,
• nie je určená osobná zodpovednosť za splnenie úloh, termín ich splnenia, formy a metódy kontroly splnenia,
• neefektívna diskusia — záznamy z nej svedčia o odbočovaní od témy a programu PR,
• v prípade podávania návrhov na opatrenia chýbajú výsledky rokovania alebo hlasovania,  uznesenia pedagogickej rady sú nekonkrétne, nekontrolovateľné, sú často formálne,
• najčastejšie nedostatky sú v ujasnení si kompetencií PR:
   a) v záveroch pedagogickej rady sa nachádzajú výroky: pedagogická rada rozhodla napr. o zníženej známke zo správania, o uložení výchovných opatrení — túto kompetenciu PR nemá,
   b) často schvaľuje to, k čomu sa iba vyjadruje, alebo berie na vedomie to, k čomu podáva návrhy,
   c) nevyužíva kompetenciu odporúčať/neodporúčať riaditeľovi na schválenie, prijatie/neprijatie,
• chýba overenie zápisnice,
• neprítomní pedagogickí zamestnanci na rokovaní PR dodatočne nepodpísali zápisnicu.

Pri písaní zápisnice zo zasadania metodických združení (MZ) a predmetových komisií (PK) sa treba riadiť:
• stanoveným plánom práce MO,
• zameraním a obsahom konkrétneho zasadania, ktoré by malo vyplývať z aktuálnych potrieb školy a učiteľov, riešenia výchovno-vzdelávacích problémov, hodnotenia svojej činnosti...

Najčastejšie nedostatky vyplývajúce zo zápisníc MZ a PK:
• MO sa nepodieľajú na formulovaní a plnení úloh školy,
• nevychádzajú z hlavných úloh školy,
• plány MO sú často formálne (vypracované na 1 stranu), chýba pedagogický cieľ a stanovenie špecifických cieľov  nie sú stanovené kritériá na hodnotenie splnenia cieľov,
• chýba analýza výchovno-vzdelávacieho procesu (VVP) za predchádzajúci školský rok,
• MO neplnia kontrolnú a hodnotiacu funkciu,
• zasadnutia sú formálne, viac sú obsahovo zamerané na súťaže alebo realizované projekty,
• nesleduje sa kvalita práce a jej účinok na VVP,
• MO málo plnia úlohy v oblastiach interného vzdelávania (výmena pedagogických skúseností), odborná a vzdelávacia funkcia je iba konvenčná, nie sú prínosom pre osobnostný a profesijný rast pedagogických zamestnancov,
• zápisnice zo zasadnutí sú formálne:
   a) neobsahujú náležitosti písania zápisníc,
   b) zápisnica je iba prepisom bodov programu,
   c) zápis je príliš stručný, nejednoznačný, po štylistickej stránke nelogický, s neaktualizovanými pomenovaniami dokumentov alebo inštitúcií (ČTP, OČAP, MŠ SR, PPP...), s gramatickými chybami,
   d) chýba kontrola stanovených úloh prípadne prijatých opatrení z predchádzajúceho zasadania MO,
   e) nejasná formulácia úloh a opatrení, ktoré sú často formálne a nekontrolovateľné,
   f) nie sú stanovené úlohy vyplývajúce zo zasadania MO,
   g) ak sú stanovené úlohy, nie je určená osobná zodpovednosť za ich splnenie ani termín splnenia,
   h) neefektívna diskusia — často je iba konštatované, že sa diskutovalo o niečom (ŠVP, ŠkVP, TVVP, zmeny v UO...), bez uvedenia záverov.

Viac v publikácii Dokumentácia základnej školy.