Mzdová agenda v ZUŠ
Sme ZUŠ a chceme vás požiadať o radu v nasledujúcich otázkach:
- spôsob účtovania DDS – III. pilier príspevkov zamestnávateľa a zamestnanca v predpise a následne v úhrade miezd
- spôsob účtovania PN (náhrady mzdy za 10 dní) v predpise a následne v úhrade miezd
- ako postupovať v registratúre so žiadosťou o prijatie do zamestnania bez súhlasu na spracovanie osobných údajov. Musíme ju zapísať do registratúrneho denníka?
1. Postupy účtovania jednotlivých záväzkov zamestnávateľa ustanovuje Opatrenie Ministerstva financií Slovenskej republiky z 8. augusta 2007 č. MF/16786/2007- 31, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnove pre rozpočtové organizácie, príspevkové organizácie, štátne fondy, obce a vyššie územné celky (FS č. 9/2007) v znení neskorších opatrení, v znení opatrenia MF SR zo 17. decembra 2008 č. MF/25189/2008-311 (FS č. 13/2008), v znení opatrenia MF SR z 9. decembra 2009 č. MF/24240/2009-31 (FS č. 15/2009), v znení opatrenia MF SR z 23. decembra 2011 č. MF/24141/2011-31 (FS č. 13/2011), v znení opatrenia MF SR z 13. decembra 2012 č. MF/19324/2012-31 FS č. 10/2012) a v znení opatrenia MF SR z 11. decembra 2013 č. MF/19568/2013-31 (FS č. 12/2013)
V rámci pracovnoprávnych vzťahov príspevky do DDP platí:
a) zamestnávateľ za svojich zamestnancov,
b) zamestnanec.
Príspevky odvádza do DDP zamestnávateľ za seba aj za svojich zamestnancov.
a) Zamestnávateľ ako platiteľ príspevku na DDP Príspevok na DDP má charakter osobných nákladov, ktoré sa podľa § 59 uvedeného opatrenia MF SR účtujú v rámci Účtovej skupiny 52 – Osobné náklady.
Na účtoch účtovej skupiny 52 – Osobné náklady sa účtuje
takto:
na účte 521 – Mzdové náklady sa účtujú všetky pôžitky zamestnancov zo závislej činnosti a mzdy v brutto sumách vrátane dohôd o prácach vykonaných mimo pracovného pomeru; do hrubej mzdy sa započítava aj naturálna mzda, ak je súčasťou mzdy,
na účte 524 – Zákonné sociálne poistenie sa účtuje najmä poistné, zdravotné poistenie, nemocenské poistenie, dôchodkové poistenie na starobné a invalidné poistenie, úrazové poistenie, garančné poistenie, poistenie v nezamestnanosti a poistné, ktoré je príjmom rezervného fondu solidarity Sociálnej poisťovne alebo rezervného fondu zdravotnej poisťovne hradené zamestnávateľom v zákonom stanovenej výške,
na účte 525 – Ostatné sociálne poistenie sa účtujú ostatné záväzky vyplývajúce z tohto poistenia,
na účte 527 – Zákonné sociálne náklady sa účtuje odstupné, tvorba sociálneho fondu a obdobné náklady sociálneho charakteru podľa osobitných predpisov 34), napríklad náklady na ošatenie a úpravu zovňajšku matrikárkam a matrikárom, náklady na pracovnú zdravotnú službu,
na účte 528 – Ostatné sociálne náklady sa účtuje aj odstupné a iné náklady sociálneho charakteru nad rámec osobitných predpisov.
V rámci skupiny osobných nákladov sa účtujú príspevky na DDP na ťarchu účtu 525 – Ostatné sociálne zabezpečenie súvzťažne v prospech účtu 336 – Zúčtovanie s orgánmi sociálneho zabezpečenia a zdravotného poistenia. (525/336)
O príspevku na DDP platené zamestnancom zamestnávateľ účtuje ako o:
– znížení svojho záväzku voči zamestnancom na vyplatenie určitej výšky mzdy na ťarchu účtu 331 – Zamestnanci súvzťažne,
– v prospech účtu 336 – Zúčtovanie s orgánmi sociálneho zabezpečenia a zdravotného poistenia, t. j. zamestnávateľ má povinnosť odvodu príspevku do príslušnej doplnkovej dôchodkovej poisťovne (331/336)
2. Účtovanie prvých 10 dní pracovnej neschopnosti:
Zamestnávateľ prvých 10 dní pri dočasnej pracovnej neschopnosti zamestnanca v mzdovom predpise účtuje na ťarchu účtu 527 – Zákonné sociálne náklady v prospech účtu 331 (527/331).
Zamestnancovi zamestnávateľ vo svojom účtovníctve účtuje prvých 10 dní pracovnej neschopnosti na ťarchu účtu 331 – Zamestnanci súvzťažne v prospech účtu 222 – výdavkový rozpočtový účet (331/222).
3. Ochrana osobných údajov
Podľa § 10 ods. 2 zákona č. 122/2013 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení zákona č. 84/2014 Z. z. prevádzkovateľ spracúva osobné údaje bez súhlasu dotknutej osoby aj vtedy, ak účel spracúvania osobných údajov, okruh dotknutých osôb a zoznam osobných údajov ustanovuje osobitný zákon. Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje len v rozsahu a spôsobom, ktorý ustanovuje osobitný zákon.
To znamená, že ak sa osobné údaje spracúvajú na základe osobitného zákona (napr. na účely prijatia do pracovného pomeru – pracovná zmluva, sociálne poistenie, zdravotné poistenie, daň z príjmov a pod.), súhlas dotknutej osoby sa nevyžaduje.
Podľa § 10 ods. 3 písm. b) zákona prevádzkovateľ spracúva osobné údaje bez súhlasu dotknutej osoby aj vtedy, ak spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné na plnenie zmluvy, v ktorej vystupuje dotknutá osoba ako jedna zo zmluvných strán, alebo v predzmluvných vzťahoch s dotknutou osobou, alebo pri rokovaní o zmene zmluvy, ktoré sa uskutočňujú na žiadosť dotknutej osoby, napr. pracovná zmluva a jej zmeny, predzmluvné vzťahy pred uzatvorením pracovného pomeru a pod.
Pod uvedené ustanovenie je možné zaradiť aj životopisy a žiadosti o prijatie do pracovného pomeru, kde sa osobné údaje spracúvajú v rámci predzmluvných vzťahov. Aj v tomto prípade sa teda súhlas dotknutej osoby taktiež nevyžaduje.
Podľa § 17 zákona prevádzkovateľ je po splnení účelu spracúvania osobných údajov povinný bez zbytočného odkladu zabezpečiť likvidáciu osobných údajov. Odsek 1 sa nepoužije v prípade, ak osobné údaje sú súčasťou registratúrneho záznamu podľa § 2 ods. 15 zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov. Podľa uvedeného ustanovenia zákona registratúrny záznam je informácia evidovaná pôvodcom registratúry. Prevádzkovateľ zabezpečuje likvidáciu registratúrneho záznamu podľa osobitného predpisu (§ 20 zákona č. 395/2002 Z. z v znení zákona č. 216/2007 Z. z.).
To znamená, že k žiadosti o zamestnanie sa nevyžaduje súhlas dotknutej osoby na spracovanie osobných údajov. Po splnení účelu spracovania osobných údajov, teda po vybavení tejto žiadosti, ste povinný zabezpečiť likvidáciu osobných údajov žiadateľa. Ak žiadosti o prijatie do zamestnania evidujete v registratúre, nemusíte zabezpečiť likvidáciu osobných údajov žiadateľa bez zbytočného odkladu po splnení účelu spracovania osobných údajov z dôvodu, že likvidácia tohto záznamu sa zabezpečí podľa uvedeného osobitného zákona. Ak žiadosti o prijatie do zamestnania neevidujete v registratúre, súhlas dotknutej osoby na spracovanie osobných údajov sa tiež nevyžaduje, ale po splnení účelu spracovania osobných údajov, teda po vybavení tejto žiadosti, ste povinný zabezpečiť likvidáciu osobných údajov žiadateľa
Odpovedala: Ing. Jarmila Belešová