Personalistika

Evidovanie personálnej agendy

Pri evidovaní tohto druhu registratúrnych záznamov je nutné zdôrazniť, že personálna agenda, ako aj s ňou spojené evidencie sú integrálnou súčasťou správy registratúry a zvoleného registratúrneho systému. Z tohto dôvodu nie je možné pri celkovej analýze správy registratúry pri voľbe jej systému zabúdať na personálnu agendu.

Po prevzatí zásielok ich zamestnanec personálneho oddelenia, resp. zamestnanec poverený vedením personálnej agendy otvorí, zaeviduje a vloží do už existujúceho osobného spisu, ak ide o zamestnanca, ktorý je so školou v pracovnom pomere, alebo založí nový osobný spis zamestnanca.

Každý registratúrny záznam podlieha evidencii.

Aj s ohľadom na ochranu osobných údajov zamestnanca, ako aj na dôverný charakter týchto záznamov používa škola spravidla decentralizovaný spôsob evidovania, t. j. personálne oddelenie vedie samostatný registratúrny denník alebo zvolí iný spôsob vedenia osobitnej systematickej evidencie. V súčasnosti už nie je výnimočné používať, najmä v organizáciách stredného a veľkého charakteru s väčším počtom zamestnancov, aj špecializovaný softvér pre personálnu agendu.

Takýto systém potom zabezpečuje nielen prehľadnú a presnú evidenciu zamestnancov, ale používateľovi poskytuje aj veľmi komfortné funkcie v rámci realizácie spracovania niektorých povinných údajov, tvorby tlačových zostáv a formulárov, údajov súvisiacich s odvodmi realizovanými za zamestnanca a pod.

S ohľadom na ochranu osobných údajov zamestnanca je potrebné v prípade zavedenia automatizovaného systému zabezpečiť zachovanie dôverného charakteru záznamov nastavením prístupových práv k zaevidovaným údajom iba pre poverených zamestnancov organizácie.

Vybrané z publikácie Personalistika v práci riaditeľa školy.