Úschova personálnej agendy

Pretože už vieme, že registratúrne záznamy zaraďujeme v procese vybavenia do vecne príslušného spisu a že registratúrna značka je viazaná tiež na spis, môžeme v rámci tohto úkonu hovoriť o ukladaní spisov. Ukladanie je konkrétnym vyjadrením pôvodného zámeru ich presného označovania, teda usporiadanie spisov podľa vecných skupín stanovených registratúrnym plánom organizácie. V tejto etape života spisy čakajú na uplynutie lehôt uloženia a po ich uplynutí na svoje vyradenie.

Tento všeobecný popis platí v plnom rozsahu aj pre personálnu agendu, s tým rozdielom, že ak pri všeobecných spisoch začína lehota uloženia plynúť až po ich uzatvorení, tak pri osobných spisoch zamestnancov začína plynúť už dňom ich založenia a končí dovŕšením 70. roku veku života zamestnanca (samozrejme aj bývalého).

Pri ukladaní personálnej agendy treba:
• vytvoriť organizačné a priestorové podmienky tak, aby uložené spisy boli čo najrýchlejšie dosiahnuteľné,
• v rámci registratúrneho plánu dbať o zvolenie čo najúčelnejšej vecnej štruktúry ich uloženia,
• priestory, ktoré sú v tomto prípade určené pre špecializované registratúrne stredisko v správe personálneho oddelenia, zvoliť tak, aby stredisko spĺňalo kritériá stanovené vyhláškou MV SR č. 628/2002 Z. z. a zabezpečovalo personálnej agende maximálnu bezpečnosť.

Usporiadanie personálnej agendy je dané v súlade s označovaním spisov registratúrnymi značkami. Spisy teda ukladáme do samostatných obalov (najvýhodnejšie v spisových doskách so šnúrami alebo archívnych boxoch, príp. zoraďovačoch) podľa registratúrnych značiek a v rámci nich v chronologicko-numerickom poradí s najvyšším číslom navrchu. Osobné spisy zamestnancov ukladáme v osobitných obaloch a odporúča sa ich usporiadanie v abecednom poradí podľa priezvísk jednotlivých zamestnancov. Na uloženie osobných spisov sa často využívajú registračné skrine a skrinky, pri ktorých je však treba vždy zabezpečiť ich bezproblémovú uzamykateľnosť.

Vybrané z publikácie Personalistika v práci riaditeľa školy.