Povinnosti mzdárky/personalistky v školskom roku

Začiatok školského roka dá zabrať nielen riaditeľom škôl a ich zástupcom prípravou na nový školský rok, ale aj personalistke školy. Väčšina škôl samostatnú pozíciu personalistky ani nemá, ale činnosti personalistu vykonáva v jednej kumulovanej pozícii mzdová účtovníčka školy. Toto obdobie je náročné aj pre personalistu a vyžaduje si úzku spoluprácu s vedením školy. Aj keby v škole nenastala veľká fluktuácia zamestnancov a nepribudne veľa nových zamestnancov, je toto obdobie charakteristické tvorbou, úpravou, aktualizáciou vnútorných a personálnych dokumentov.

1. Prijatie nových zamestnancov

Pracovnoprávne vzťahy medzi zamestnancom a zamestnávateľom vznikajú najskôr od uzatvorenia pracovnej zmluvy alebo niektorej z dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru (dohoda o pracovnej činnosti, dohoda o vykonaní práce, dohoda o brigádnickej práci študenta).

Zákaz diskriminácie

Zamestnávateľ nesmie robiť rozdiely medzi uchádzačmi o prácu v súvislosti s ich zdravotným stavom, rodinnými pomermi, prípadne z iných dôvodov. Preto nesmie vyžadovať od fyzickej osoby informácie o tehotenstve, rodinných pomeroch, bezúhonnosti, o jej politickej, odborovej alebo náboženskej príslušnosti.

Výnimky platia len v prípadoch, keď vzhľadom na povahu práce, ktorú má fyzická osoba vykonávať, alebo prácu, pri ktorej to vyžaduje osobitný predpis, je potrebné overiť zdravotnú alebo psychickú spôsobilosť (napr. zákon č. 138/2019 Z. z. v prípade pedagogických a odborných zamestnancov alebo práca s potravinami v prípade zamestnancov školských jedální), prípadne bezúhonnosť odpisom z registra trestov v prípade pedagogických a odborných zamestnancov a bezúhonnosť výpisom z registra trestov podľa zákona o výkone práce vo verejnom záujme alebo podľa požiadavky zamestnávateľa v súvislosti s výkonom práce, pri ktorej sa vyžaduje dohoda o hmotnej zodpovednosti. 

Od fyzickej osoby, ktorá sa uchádza o prvé zamestnanie, možno vyžadovať len informácie súvisiace s prácou, o ktorú sa zaujíma. Od uchádzača, ktorý už bol zamestnaný, môže zamestnávateľ požadovať predloženie pracovného posudku a potvrdenie o predchádzajúcom zamestnaní.

Povinnosť informovať zamestnávateľa

Zákon však môže porušiť aj uchádzač o zamestnanie, ak neinformuje zamestnávateľa o skutočnostiach, ktoré bránia výkonu práce alebo ktoré by mohli zamestnávateľovi spôsobiť ujmu, alebo keď mladistvý uchádzač neinformuje budúceho zamestnávateľa o dĺžke pracovného času u iného zamestnávateľa.

Treba však podotknúť, že napriek povinnostiam oboch strán je možné postihnúť len zamestnávateľa.

Treba upozorniť na ustanovenia  § 13 ods. 1 písm. b) zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov, že na spracovanie osobných údajov nie je potrebný súhlas v prípade spracúvania osobných údajov na plnenie zmluvy alebo v predzmluvných vzťahoch.

Treba si uvedomiť aj to, ak takýto súhlas v rámci predzmluvného vzťahu požadovať budete, že prípadná kontrola to bude považovať za porušenie zákona.

2. Vznik pracovného pomeru 

Pracovný pomer vzniká na základe pracovnej zmluvy. Zamestnávateľ je povinný uzavrieť pracovnú zmluvu písomne. Avšak aj ústne uzatvorený pracovný pomer je platný. Ak zamestnanec po vzájomnej dohode so zamestnávateľom začne pracovať bez uzatvorenej písomnej pracovnej zmluvy alebo zamestnanec začne pracovať bez toho, aby mu zamestnávateľ dal písomnú pracovnú zmluvu v deň nástupu do práce, pracovný pomer vznikne so všetkými právami a povinnosťami pre obe strany, pretože Zákonník práce neustanovuje sankciu neplatnosti pre prípad nedodržania písomnej formy pracovnej zmluvy.

Porušenie ZP

Význam sankcie (alebo aj tzv. doložky) neplatnosti znamená, že v pracovnom práve podľa Zákonníka práce je právny úkon neplatný, ak sa neurobil predpísanou formou len vtedy, keď je neplatnosť v príslušnom ustanovení výslovne určená (§ 17 ods. 2 ZP). Nespísaním písomnej pracovnej zmluvy však zamestnávateľ porušuje Zákonník práce, za čo môže byť kontrolným orgánom postihovaný. Osobitne preto treba dbať na situácie, keď by zamestnanec začal pracovať bez podpísanej pracovnej zmluvy.

V praxi sa často stáva, že zamestnanec sa prijíma na poslednú chvíľu, začne pracovať, ale pracovnú zmluvu podpísanú nemá. Ako najčastejšia výhovorka potom padne, že zamestnanec nemal/nepredložil všetky svoje dokumenty.

Treba si však uvedomiť, že k uzatvoreniu pracovnej zmluvy potrebujeme len základné osobné údaje zamestnanca, ktoré má v občianskom preukaze. Ostatné chýbajúce dokumenty môže predložiť aj neskôr. Ak by sme zistili z neskôr predložených dokumentov nejaké závažné informácie, pre ktoré by sme zamestnanca nemohli ďalej zamestnávať (nedostatočná kvalifikácia, chýbajúci čistý register trestov alebo odpis z registra trestov, chýbajúce potvrdenie o zdravotnej a psychickej spôsobilosti), stále máme možnosť skončiť pracovný pomer zamestnanca v skúšobnej dobe (samozrejme, ak sme skúšobnú dobu v zmluve dohodli). Bude to oveľa jednoduchší právny akt, ako keby sme sa mali so zamestnancom súdiť o platnosti ústne uzatvorenej či neuzatvorenej zmluvy.

Podstatné náležitosti pracovnej zmluvy sú:

  • druh práce,
  • miesto výkonu práce,
  • deň nástupu do práce,
  • mzdové podmienky.

Ďalšie pracovné podmienky

Okrem toho má pracovná zmluva obsahovať aj ďalšie pracovné podmienky, a to výplatné termíny, pracovný čas, výmeru dovolenky, prípadne dĺžku výpovednej doby, ďalšie hmotné výhody. V pracovnej zmluve je výhodné zakotviť súhlas zamestnanca s vyslaním na pracovnú cestu mimo miesta pracoviska v zmysle § 57 Zákonníka práce a je potrebné zakotviť aj dohodu podľa § 130 ods. 8 Zákonníka práce, v zmysle ktorej bude zamestnávateľ zasielať mzdu zamestnanca na bankový účet zamestnanca. Tieto ustanovenia o pracovných cestách a dohoda o zaslaní mzdy zamestnanca na bankový účet zamestnanca ešte v pracovných zmluvách zvyčajne chýbajú.

Druh práce

Vymedzenie druhu práce má v praxi veľký význam z hľadiska právnej istoty zamestnanca, pokiaľ ide o vykonávanie dohodnutej práce, ako aj z hľadiska možností zamestnávateľa rozširovať alebo zužovať okruh pracovných povinností zamestnanca alebo preradiť ho na inú prácu. Z tohto dôvodu Zákonník práce vyžaduje aj stručnú charakteristiku druhu práce. 

Ak druh práce nie je podrobne špecifikovaný a doplnený pracovnou náplňou, zamestnávateľ v rámci tohto druhu práce môže meniť zamestnancovi náplň práce bez toho, aby išlo o preradenie na inú prácu.

Miesto výkonu práce

Určenie miesta výkonu práce je tiež veľmi dôležitou a podstatnou náležitosťou pracovnej zmluvy. Miestom výkonu práce je spravidla sídlo zamestnávateľa. Ak v pracovnej zmluve nie je dohodnuté miesto výkonu práce, vychádza sa z toho, že ako miesto výkonu práce bolo dojednané sídlo zamestnávateľa, prípadne pracovisko, kde zamestnanec začal pracovať. 

Deň nástupu do práce

Pracovný pomer vzniká odo dňa, ktorý je v pracovnej zmluve dohodnutý ako deň nástupu do práce. Pracovná zmluva bez dojednaného dňa nástupu do práce je neplatná. Pre vznik pracovného pomeru nie je rozhodujúci deň uzavretia pracovnej zmluvy ani deň skutočného nástupu do práce, pretože vznik pracovného pomeru nemusí byť totožný so skutočným nástupom do práce. 

1. september je sviatok a do práce sa spravidla ide až 2. alebo 3. septembra. Pracovný pomer však vznikne 1. septembra, ak je tento deň uvedený v pracovnej zmluve ako deň nástupu do práce. Všetky práva a nároky vyplývajúce z pracovného pomeru nastávajú 1. septembra.

Treba si uvedomiť, že súdna prax sa pridržiava zásady, že ako deň nástupu do práce sa má dojednávať prvý deň v mesiaci bez ohľadu na to, či ide o pracovný deň alebo deň pracovného pokoja. Je chybou s negatívnymi následkami pre zamestnanca, ak nie je v pracovnej zmluve dohodnutý ako deň nástupu do práce prvý deň v mesiaci, pretože zamestnancovi sa znižuje nárok na dovolenku o jednu dvanástinu a vzniká medzera v zdravotnom poistení a dôchodkovom poistení.

Pri vzniku pracovného pomeru zamestnanca zamestnávateľ zakladá tzv. osobný spis zamestnanca. Aj tu platí, že obsah má prednosť pred formou, t. j. dôležitý je obsah osobného spisu, nie forma a štýl zakladania osobného spisu. Legislatíva, ktorá by presne stanovila, čo má osobný spis obsahovať a ako má vyzerať, neexistuje. Určite neplatí ani požiadavka kontrolóra obce typu – musí to byť v zakladači, euroobale, v dvojhárkoch atď. Ako bude založený osobný spis, je na zamestnávateľovi. Ale v každom prípade má povinnosť zabezpečiť tieto dokumenty tak, aby ich vedel prípadnej kontrole predložiť a aby bola dodržaná aj litera zákona či už z pohľadu zákona o ochrane osobných údajov, alebo z pohľadu zákona č. 553/2003 Z. z. o odmeňovaní zamestnancov vo výkone práce vo verejnom záujme.

Viaceré zákony priamo či nepriamo určujú, aké dokumenty má mať zamestnávateľ k dispozícii v súvislosti s uzatvoreným pracovným pomerom zamestnanca. V každom prípade sa aj z dôvodu zabezpečenia všetkých podkladov pri prípadných kontrolách odporúča jednotlivé dokumenty očíslovať a v osobnom spise viesť aj zoznam všetkých dokumentov, ktoré sú súčasťou osobného spisu.

Prvotné dokumenty, ktoré sú súčasťou osobného spisu, sú podklady, ktoré zamestnanec predloží zamestnávateľovi pri nástupe:

  • vyplnený osobný dotazník,
  • doklady o dosiahnutom vzdelaní,
  • výpis z registra trestov v prípade niektorých nepedagogických zamestnancov,
  • odpis z registra trestov v prípade pedagogických a odborných zamestnancov,
  • zápočet rokov od predchádzajúcich zamestnávateľov,
  • lekárske potvrdenie o zdravotnej spôsobilosti.

Osobný dotazník

V osobnom dotazníku zamestnanec uvádza všetky údaje, ktoré sú alebo budú potrebné pre zamestnávateľa počas pracovného pomeru zamestnanca. Ak osobný dotazník využijeme len pri prijímacom pohovore, v takomto prípade pozor na §  13 ods. 1 písm. b) zákona č. 18/2018 Z. z., kde nie je potrebné (nie je možné) mať súhlas v rámci predzmluvných vzťahov. Samozrejme, aj tu platí, že zamestnávateľ môže využiť vlastný osobný dotazník, len treba upozorniť na prípadnú aktualizáciu vlastných tlačív, aby sme nežiadali prostredníctvom neaktuálnych tlačív a formulárov od zamestnancov aj údaje, na ktoré ako zamestnávateľ nemáme právo. Zákon o ochrane osobných údajov a GDPR platia od roku 2018, ale ešte aj dnes sa stretávame s neaktuálnymi tlačivami, formulármi.

Interný zápočtový list zamestnanca

Súčasťou osobného dotazníka (môže to byť zadná strana dotazníka alebo aj osobitný list) je aj tzv. interný zápočtový list zamestnanca. Tento dokument je mimoriadne dôležitý hlavne v prípade pedagogických a odborných zamestnancov, kde súčasťou tarifného platu zamestnanca je aj tzv. zvýšenie platovej tarify za odpracované roky. V zmysle § 7 ods. 11 zákona č. 553/2003 Z. z. o odmeňovaní niektorých zamestnancov pri výkone práce vo verejnom záujme a o zmene a doplnení niektorých zákonov sa platová tarifa pedagogickému zamestnancovi a odbornému zamestnancovi s účinnosťou od 1. januára kalendárneho roka zvyšuje o 1 % za každý celý rok započítanej praxe dosiahnutej k 31. decembru bežného kalendárneho roka až do 16 rokov započítanej praxe. Za každý celý rok započítanej praxe od 17 rokov až do 32 rokov sa platová tarifa zvyšuje o 0,5 %. Keďže zvýšenie platovej tarify patrí pedagogickému a odbornému zamestnancovi len za roky započítanej praxe, je potrebné sledovať, či odpracované roky zamestnanca sa považujú aj za odbornú prax. Z tohto dôvodu na internom zápočtovom liste zamestnanec musí uviesť všetkých svojich predchádzajúcich zamestnávateľov aj s vykonávanou pracovnou činnosťou. Zamestnávateľ potom zhodnotí, či vykonávané činnosti započíta do započítanej praxe zamestnanca, či nie, a podľa toho určí plat zamestnanca. Stanovený plat oznámi zamestnancovi oznámením o výške a zložení funkčného platu, tzv. platovým dekrétom.

Autorkou článku je Mgr. Katarína Tamášová Karácsonyová

Viac sa o tejto téme dočítate v októbrovej aktualizácii publikácie Školská jedáleň.