Vedenie pokladničnej hotovosti v školskej jedálni z kontrolnej praxe
Príspevok reaguje na tému pokladničnej agendy z pohľadu zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov (ďalej v texte príspevku len „zákon o účtovníctve“) v prostredí školských jedální. Bližšie rozoberá správnosť postupu evidovania pokladničnej hotovosti, odporúčania autora, časté otázky zamestnancov školských zariadení. V texte príspevku je spracovaný vzor mincovky k potrebe preverenia stavu pokladnice v školskej jedálni alebo pri potrebe zastupovania iným zamestnancom (v čase neprítomnosti vedúcej/vedúceho školskej jedálne).
Zodpovednosť za pokladničnú hotovosť a odporúčania do praxe jedální
So zodpovednou osobou za nakladanie s peňažnými prostriedkami v hotovosti a ceninami býva v praxi a zákonne uzatvorená dohoda o hmotnej zodpovednosti, prípadne spoločná dohoda o hmotnej zodpovednosti (pozn. autora: riadne sa overí základnou finančnou kontrolou, nemusí sa zverejňovať). Netreba zabudnúť na skutočnosť, že vedenie pokladničnej agendy sa viaže povinne na uzatvorenie dohody o hmotnej zodpovednosti so zamestnancom, ktorý je zodpovedný za úsek pokladničnej agendy (vedúci zamestnanec za školskú jedáleň, prípadne jeho zástupca a ekonóm alebo rozpočtár školy). V prípade zastupovania musí disponovať predmetnou dohodou o hmotnej zodpovednosti aj zástupca pokladníka (dohoda o hmotnej zodpovednosti sa riadne v čase jej uzatvorenia overí základnou finančnou kontrolou a rovnako aj jej prípadné písomné dodatky).
Zamestnanec úseku pokladnice v školskej jedálni (v zmysle vlastnej náplne práce alebo opisu pracovného pomeru) má určité povinnosti, pričom vedie evidenciu o pohybe peňažných prostriedkov v hotovosti, cenín a vyhotovuje pokladničné doklady a zodpovedá za ich formálnu správnosť. Rovnako v praxi vedie pokladničnú knihu, kde zapisuje stav a pohyb peňazí v hotovosti a zabezpečuje výkon základnej finančnej kontroly.
Nepochybne vedúca/vedúci školskej jedálne sleduje dodržiavanie pokladničného limitu, respektíve odvádza hotovosť na bankový účet pri prekročení tohto limitu.
Samotný limit pokladničnej hotovosti si určuje škola alebo školské zariadenie samostatne, a to prostredníctvom internej smernice (napríklad smernice o vedení účtovníctva, smernice o obehu účtovných dokladov alebo formou smernice o pokladničnej hotovosti).
Zdroj: PhDr. Jozef Sýkora, MBA
...
Zostávajúci časť tohto príspevku, ako aj ďalšie články si môžete prečítať v časopise Škola a stravovanie, číslo 8/2023.