Kontrolné zistenia a upozornenia vo vzťahu k školským jedálňam

Inventúry majetku v školskej jedálni – kontrolné zistenia

Kto je hmotne zodpovednou osobou v praxi?

Odpoveď:

Hmotne zodpovedná osoba je zamestnanec, ktorý na základe dohody o hmotnej zodpovednosti prevzal zodpovednosť za zverený majetok (peňažné prostriedky, ceniny,  zásoby pohonných hmôt, tovar v školskej jedálni, zásoby materiálu alebo iné hodnoty, ktorú sú určené na obeh alebo obrat). Predmetom inventarizácie teda  je:

Neobežný majetok:

• dlhodobý nehmotný majetok,
• dlhodobý hmotný majetok,
• dlhodobý finančný majetok a aj obstaranie dlhodobého hmotného, dlhodobého nehmotného a dlhodobého finančného majetku, opravné položky, či
• poskytnuté preddavky (zálohy dodávateľovi) na dlhodobý hmotný a dlhodobý nehmotný majetok.

Obežný majetok:

- zásoby - materiálu, tovaru,

- zúčtovacie vzťahy - zúčtovanie medzi subjektmi verejnej správy,

- pohľadávky - dlhodobé, krátkodobé, opravné položky,

Finančný majetok:

• peňažné prostriedky v hotovosti,
• peniaze na ceste (na konci roka by mali byť bez zostatku),
• ceniny (poštové známky, stravné lístky),
• bankové účty organizácie,
• sociálny fond,

Operatívna evidencia - podsúvahové účty:

• drobný hmotný a nehmotný majetok,
• prenajatý majetok,
• majetok vo výpožičke,
• prísne zúčtovateľné tlačivá,
• odpísané pohľadávky.

Výstupy z inventarizácie (príkazy, smernice, zápisy a súpisy a podobne) sa neoverujú základnou finančnou kontrolou. Základnou finančnou kontrolou sa overí iba evidovaný a zistený inventarizačný rozdiel – prebytok alebo manko (napríklad v pokladnici alebo skladových zásobách na základe obratovej súpisky, či v prípade cenín). Aké doklady sa ku následnej kontrole vykonania  inventarizácie majetku, záväzkov a ich rozdielov (v prípade kontrol hlavným kontrolórom obce alebo inej vonkajšej kontrole) v praxi vyžadujú od štatutárov materských škôl?

• inventarizácia za príslušný kontrolovaný rok s vydaným príkazom (riaditeľky alebo starostu obce) a menovaniami zamestnancov,
• interné smernice pre vedenie účtovníctva a smernica pre inventarizáciu majetku,
• výpisy z bankových účtov k 31. decembru predmetného kontrolovaného roka,
• kniha dodávateľských faktúr k 31. decembru predmetného kontrolovaného roka,
• hlavná účtovná kniha za dané kontrolované obdobie,
• zoznam majetku a podsúvahovej evidencie,
• pokladničná kniha za určené obdobie,
• súvaha ako súčasť účtovnej závierky za daný kontrolovaný rok  a
• obratová súpiska zásob potravín.

Základná finančná kontrola

Finančná kontrola sa zameriava v praxi na:

• splnenie podmienok na poskytnutie verejných prostriedkov,
• dodržiavanie všeobecne záväzných právnych predpisov pri hospodárení s verejnými prostriedkami,
• dodržiavanie hospodárnosti, efektívnosti a účinnosti pri hospodárení s verejnými prostriedkami,
• na účely finančného riadenia, dostupnosť, správnosť a úplnosť informácií o vykonávaných finančných operáciách a o hospodárení s verejnými prostriedkami,
• splnenie opatrení prijatých na nápravu nedostatkov zistených finančnou kontrolou a na odstránenie príčin ich vzniku.

Medzi najčastejšie zmluvy v oblasti školského stravovania sú zmluvy na dodávku potravín. Okrem nich sa možno stretnúť aj so:

1. zmluvami kúpnymi,
2. zmluvami na výpožičku majetku (konvektomat, mixovací stroj a podobne),
3. zmluvami na ochranu osobných údajov
4. prílohami k zmluvám,
5. všeobecne obchodnými podmienkami,
6. cenníkmi dodávateľov na dodávku potravín do zásoby a na priamy výdaj,
7. výkazmi a výmermi,
8. obratovými súpiskami skladových zásob,
9. zmluvami poistnými a podobne.

Základnú finančnú kontrolu teda vykonávajú aj vedúce školskej jedálne, pričom overujú ňou najmä vyššie uvedené kúpne zmluvy na dodávku potravín. Overujú sa tiež prieskumy trhu (na dodávku potravín, ak sú realizované obstarávania ako zákazky s nízkou hodnotou). Overenie základnou finančnou kontrolou je povinné tiež v prípade úhrady dodávateľskej faktúry (z pohľadu rozpočtu – ekonómom školy a z pohľadu vedúcej školskej jedálne – z pohľadu vecnej zodpovednosti). Často kontrola vyčíta nedodržanie správneho postupu výkonu základnej finančnej kontroly v prípade overenia zaradenia skladových zásob (optimálne overiť obratovú súpisku alebo evidenciu skladových zásob, napr. pečiatkou). Overuje sa tiež zaraďovací protokol o zaradení majetku do školskej jedálne (konvektomat, umývačka riadu, elektrické spotrebiče nad sumu 1 700 EUR, t.j. kapitálové výdavky školy a podobne).

Problematika stanovenia prirodzených úbytkov zásob potravín a skladových zásob

Norma prirodzených úbytkov zásob sa spravidla určuje interne v smernici alebo príkazom štatutára školy (riaditeľka/riaditeľ). V školskej jedálni sa stanovuje norma prirodzených úbytkov v určenej výške, napr.  5 % z hodnoty spotrebovaných surovín. Alternatívou je zákonné postupovanie a to spôsobom, kedy:

- vzniknutý inventarizačný rozdiel do normy prirodzených úbytkov sa účtuje priamo do spotreby,

- evidenciu prirodzených úbytkov zásob vedie vedúca školskej jedálne a tiež

- prirodzené úbytky sú technologické a technické straty, ktoré vznikajú napríklad rozprášením, vyschnutím v rámci technologických úbytkov vo výrobnom, zásobovacom a odbytovom procese.

Zverejňovanie faktúr i objednávok na internetovej stránke školy

Školská jedáleň povinne zverejňuje zmluvy cez Centrálny register zmlúv. Treba uviesť, že druhým typom zmluvy, ktorá sa určí uverejní cez Centrálny register zmlúv, je prípad, ak sa dotýka zmluva obstarania majetku, tovaru, zásob alebo služieb. Najmä spomínané kúpne  zmluvy a tiež zmluvy na dodávku potravín do školskej jedálne sa uverejnia. Vtedy platí, že sa zverejní plná textácia zmluvy. Povinne sa zverejnia všetky dodávateľské zmluvy (dodávky potravín, obstarania majetku, poskytovanie služieb a podobne) a tiež na webovom sídle školy alebo jedálne došlé dodávateľské faktúry a vystavené objednávky (vyhotovené, elektronické alebo eshopové).

Súčasťou kontrolných zistení bývajú aj tieto porušenia:

1. nezverejnenie prílohovej časti k zmluve,
2. nezverejnenie názvu a sídla dodávateľa,
3. zverejnenie len prvej a poslednej strany zmluvy (má byť povinne celá zmluva zverejnená),
4. nezverejnená suma plnenia v zmluve (prípadne jej prekrytie).

Vystavenie objednávky bez sumy

Je treba dodať, že objednávky, ktoré vystavuje školská jedáleň, musí obsahovať aj určenie sumy (vždy s DPH alebo bez DPH, čo je potrebné vyznačiť). V takom prípade vystavená objednávka sa overí základnou finančnou kontrolou. Ak by zamestnanec nevedel definovať presne sumu, postačí uvedenie predpokladanej výšky (hodnoty). Prípadne je možné a zákonné použitie finančných limitov vo vystavenej objednávke (napr. na sumu 50 - 70 EUR bez DPH). Vystavená objednávka sa riadne zverejní po podpísaní na webovom sídle (internetovej stránke) školy v termíne do desiatich pracovných dní po jej vystavení (ak teda bola objednávka vystavená 5.8.2022, vystaví sa povinne do 10 pracovných dní, pričom rátame termín od času vystavenia našej objednávky,  t. j. od 5.8.2022). Neskoršie zverejnenie je v rozpore so zákonom o slobodnom prístupe k informáciám.

Úhrada faktúry bez nadväznosti na zmluvu alebo objednávku

V praxi školských zariadení sa opakujú spravidla kontrolné zistenia, ktoré vzniknú  v rámci úhrady faktúry od dodávateľa, pričom okrem faktúry nedisponuje škola alebo jedáleň vopred vystavenou objednávkou alebo rámcovou zmluvou, či inou zmluvou. Takéto konanie kontrola vytýka a vždy je potrebné, aby úhrada bola vopred krytá zmluvne alebo objednávkou. Prípadne alternatívne môže byť úhrada krytá aj formou žiadanky na obstaranie, či na úhradu. Vtedy ide o prípady z praxe, kedy je potrebné uhradiť výdavok v hotovosti a je potrebné vystaviť pred touto úhradou žiadanku (podpisuje riaditeľka/riaditeľ školy) spolu s výkonom základnej finančnej kontroly (pozn. autora: pri žiadankách sa vždy vykonáva základná finančná kontrola).

Hygienické pravidlá

Je potrebné  dbať na zvýšenú pozornosť pri  rozvíjaní a upevňovaní hygienických návykov, osobitne pred stravovaním a po príchode zvonku. Je potrebné dbať na to, aby si deti  osvojili návyk umývať si ruky efektívnym spôsobom, ktorý zamedzuje prenos nákazy. Zabezpečiť ucelené kolektívy detí v triedach a zrušiť triedy v ktorých dochádza ku kontaktu  detí s rozličných tried (zberné triedy).  

Pracovníci materskej, či základnej  školy podľa svojho uváženia a možností zabezpečia rozptyl medzi deťmi pri hrových aktivitách, vzdelávaní i oddychu.  Ministerstvo školstva, vedy, výskumu a športu SR na svojom webovom sídle uvádza, že rúško sú opatrenia na obmedzenie priestorovej distribúcie kvapôčok telesných tekutín. K tomu patrí aj obmedzovanie nútenej cirkulácie vzduchu vo vnútorných priestoroch. Odstup sú opatrenia smerujúce k minimalizácii osobných kontaktov a obmedzovanie skupinových aktivít napr. pri službách študentom a zamestnancom zaviesť v maximálnej miere objednávanie na časový interval namiesto čakania v radoch. Okrem osobnej hygieny sú to aj čistenie kontaktných povrchov a minimalizácia bodov s frekventovaným dotykom.

Autor: Dr. Jozef Sýkora, MBA
 

Dvojmesačník  Zriaďovateľ,  ktorý vychádza 6-krát ročne a jeho zámerom je  predchádzať zbytočným konfliktom vo vzťahu zriaďovateľ - riaditeľ školy.  Tieto konflikty pritom často pramenia práve z nevedomosti a neznalosti "školských zákonov". Časopis prináša  základné informácie o právach a povinnostiach zriaďovateľa  voči svojim školám a školským zariadeniam v jeho zriaďovateľskej pôsobnosti.

Zdroj: raabe.sk