Obeh účtovných dokladov v aplikačnej praxi

Úvodom je potrebné spomenúť, že pre celú územnú samosprávu sú v účinnosti nové a samostatné Postupy účtovania (od 1. januára 2024) a to na základe Opatrenia Ministerstva financií Slovenskej republiky č. MF/014454/2022-36, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnove pre obce, vyššie územné celky a nimi zriadené rozpočtové organizácie a príspevkové organizácie. Účtovnými záznamami sú najmä účtovné doklady, účtovné zápisy, účtovné knihy, odpisový plán, inventúrne súpisy, účtový rozvrh, účtovná závierka a podobne. 

 

Interný akt riadenia má byť vždy vypracovaný v zmysle zákona o účtovníctve a v zmysle novelizovaného Opatrenia Ministerstva financií Slovenskej republiky č. MF/014454/2022-36, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnove pre obce, vyššie územné celky a nimi zriadené rozpočtové organizácie a príspevkové organizácie a zákona č. 357/2015 Z. z. o finančnej kontrole a audite a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov. 

Účtovným dokladom je preukázateľný účtovný záznam, ktorý musí obsahovať podľa zákona o účtovníctve: 

• slovné a číselné označenie účtovného dokladu,

• obsah účtovného prípadu a označenie jeho účastníkov,

• peňažnú sumu alebo údaj o cene za mernú jednotku a vyjadrenie množstva,

• dátum vyhotovenia účtovného dokladu,

• dátum uskutočnenia účtovného prípadu, ak nie je zhodný s dátumom vyhotovenia a

• podpisový záznam osoby zodpovednej za účtovný prípad v účtovnej jednotke a podpisový záznam osoby zodpovednej za jeho zaúčtovanie (označenie účtov, na ktorých sa účtovný prípad zaúčtuje v účtovných jednotkách účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva už nie je povinné a potrebné uvádzať na účtovných dokladoch).

 

Zodpovedný zamestnanec v zmysle organizačnej štruktúry (obecného úradu, školy alebo organizácie) a oprávnenia je povinný vyhotoviť účtovný doklad bez zbytočného odkladu, pričom každý účtovný zápis musí byť doložený účtovným dokladom.

 

Účtovný doklad v organizácii vzniká interným spôsobom – v postavení interného dokladu (zamestnancami učtárne, zamestnancami zodpovednými za rozpočet alebo personálnu oblasť ako zodpovednými zamestnancami). Je dobré dodať, že v smernici postačí uviesť funkcie a to napríklad ekonómka, účtovník, hospodár a podobne.

 

Druhým spôsobom je doručenie účtovného dokladu do organizácie treťou stranou (faktúry dodávateľskej, odberateľskej, objednávky, proforma faktúry, dobropisu, oznámenia alebo rozhodnutia a podobne). Prijatý doklad je zapísaný v zozname došlej pošty s náležitosťami v zmysle Registratúrneho poriadku (ide o povinnú smernicu v organizácii). Následne je účtovný doklad odovzdaný zodpovednému zamestnancovi na preverenie.

 

Za vecnú a formálnu správnosť je zodpovedný príslušný zamestnanec vyhotovujúci účtovný doklad, následne sa doklad overuje podpisovým záznamom s uvedením dátumu, kedy je zabezpečené, že obsahuje náležitosti účtovného dokladu a vecnú správnosť. 

 

Bez overenia formálnej správnosti dokladu nie je možné vykonať finančnú kontrolu a doklad zaúčtovať.