Inventarizácia majetku, záväzkov a ich rozdielov za rok 2021

Aktuálna téma na prelome účtovných rokov - inventarizovanie majetku a záväzkov a ich rozdielov za účtovný rok 2021. Venujeme sa práve inventarizovaniu majetku v obciach, či školách a školských jedálňach škôl a zariadení. Úvodom treba uviesť, že inventarizácia sa vždy vykonáva podľa zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve  v znení neskorších predpisov podľa ustanovení § 29 až 32 zákona č. 431/2002 Z. z. Inventarizácii predchádza písomný príkaz alebo iný interný riadiaci akt, ktorým štatutár vydá oprávnenie na jej vykonanie.

Zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v sa oblasti inventarizácie dlhšie nemenil. Je vhodné pre školy a zriaďovateľov dodať, že inventarizácii podlieha i majetok v školskej jedálne.

Takýto majetok sa preverí fyzickou inventúrou. Výstupom z fyzickej inventúry je inventúrny súpis, ktorý musí obsahovať zoznam majetku, miesto uloženia ako aj čas vykonávania inventúry (začatie a skončenie a tiež i dátum, ku ktorému sa inventúra realizuje).

Inventúra majetku v obci, škole alebo v zariadení sa môže vykonávať aj v novembrových dňoch, prípadne v decembri 2021. Nemusí sa fyzickou inventúrou čakať až na koniec roka k stavu k 31.12.2021.

Inventúra majetku

Inventúre majetku podlieha majetok, ktorý je najmä dlhodobý hmotný ako aj majetok drobný dlhodobý. Treba uviesť, že majetkovou hodnotou je povinne aj pohľadávka. Tá sa rovnako inventarizuje (teda porovná skutočný a účtovný stav a to na základe evidovanej pohľadávky týkajúcej sa stravovania spolu s dokladovým stavom).  Je vhodné spomenúť, že ak ako zriaďovateľ si tvoríte príkaz na vykonanie inventarizácie, nie je správne použitie pojmu „inventúra majetku a záväzkov“. Takýto príkaz štatutára (najmä starostu v obci alebo predsedu vyššieho územného celku) platí aj pre zriadené organizácie.

Netreba zabudnúť na podsúvahovú evidenciu majetku, ktorá tiež podlieha inventarizácii. Fyzická inventúra znamená osobnú kontrolu majetku s cieľom:

1. preverenia, či majetok je stále v čase inventúry na mieste
2. preverenia, či majetok je na mieste určenia v zaraďovacom protokole alebo inventúrnej karte,
3. preverenia, či je majetok využívaný,
4. preverenia, či majetok nie je opotrebovaný a/alebo prebytočný a
5. preverenia jeho majetkovej hodnoty.

Takýto postup sa preverí práve s dokladmi k majetku (spomínané majetkové karty, zaraďovacie protokoly) a overí sa, či daný majetok je po účtovnej (dokladovej) a preverenej (fyzickej) stránke rovnaký. Takúto kontrolu vykonávajú poverení členovia inventarizačnej komisie, ktorí na uvedený zámer majú spracované poverenie alebo prehlásenie podpísané štatutárom (starosta alebo riaditeľ a podobne).

Povinnosti inventarizačnej komisie v rámci roka 2021

Inventarizačná komisia:

1. vykonáva inventúru majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov  v stanovenom termíne a rozsahu
2. zodpovedá za správne zisťovanie skutočného stavu majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov, čo potvrdzujú podpisovým záznamom na každej strane inventúrneho súpisu 
3. vyhotovuje inventúrne súpisy
4. rozdiely zistené pri inventúrach zaznamenáva na inventúrnych súpisoch 
5. po skončení fyzickej, dokladovej a kombinovanej  inventúry odovzdá inventúrne súpisy čiastkovej inventarizačnej komisii
6. navrhuje vyradiť majetok protokolom o vyradení
7. skontroluje, či sú spísané dohody o hmotnej zodpovednosti s hmotne zodpovednými osobami.

Hmotne zodpovedné osoby za majetok:

1. môžu byť členmi tejto komisie, nie však predsedom
2. zúčastňujú sa inventarizácie a podpisujú inventúrne súpisy.

Samotná obhliadka majetku nepostačí. Je potrebné spracovať i výstup z inventúry, ktorým je inventúrny súpis. Tieto sa povinne číslujú a sú prílohou inventarizačných zápisov. Inventúrny súpis obsahuje povinne:

a) obchodné meno alebo názov účtovnej jednotky; právnické osoby uvedú sídlo, fyzické osoby bydlisko a miesto podnikania, ak sa líši od miesta bydliska, 

b) deň začatia inventúry, deň, ku ktorému bola inventúra vykonaná, a deň skončenia inventúry,

c) stav majetku s uvedením jednotiek množstva a ceny

d) miesto uloženia majetku,

e) meno, priezvisko a podpisový záznam hmotne zodpovednej osoby alebo zodpovednej osoby za príslušný druh majetku, 

f) zoznam záväzkov a ich ocenenie

g) zoznam skutočného stavu rozdielu majetku a záväzkov,

h) odporúčania na posúdenie reálnosti ocenenia majetku a záväzkov k dátumu, ku ktorému sa účtovná závierka (resp. úpravu ocenenia majetku) k 31.12.2021

i) meno, priezvisko a podpisový záznam osôb zodpovedných za zistenie skutočného stavu majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov a

j) poznámky.

V praxi sa môže majetok inventarizovať aj hromadne a to spôsobom, kedy sa viac druhov majetku zlúči do jedného inventúrneho súpisu. Často je to zrejmé práve v školách a zariadeniach, kedy inventúrny súpis majetku obsahuje majetok používaný dlhodobo (elektronické prístroje, počítač, kuchynské vybavenie, konvektomaty, chladničky, oplachovacie zariadenia, umývačky a podobne). Majetok do spotreby, ktorý nie je vedený v podsúvahovej evidencii a predstavuje rovno náklad účtovaný cez nákladový 501 sa nemusí inventarizovať (varechy, taniere, použité čistiace potreby a podobne).

Je treba uviesť, že do majetku sa zaraďuje i skladová evidencia. Tú predstavujú potraviny a zásoby drogérie. Opätovne sa ich stav preverí a uvedie do inventúrneho súpisu. Takýto inventúrny súpis sa zostaví na základe obratovej súpisky zásob k času, kedy sa reálne vykonáva inventúra.

Upozornenie:

Obratová súpiska zásob, či skladová karta sa prikladá k inventúrnemu súpisu a tiež aj stav majetku na účte zásob potravín z hlavnej knihy.

Inventarizácia pokladničnej hotovosti

Škola, obec, zariadenie alebo školská jedáleň, ktorá disponuje s pokladnicou, musí minimálne raz za rok vykonávať inventarizáciu  pokladničnej hotovosti. Tá sa vykoná znova členmi komisie a jej výstupom je inventúrny súpis (pozn. autora: náležitosti sú rovnaké ako v prípade inventúry majetku). Pokladničná hotovosť sa prepočíta a preverí sa evidovaným účtovným stavom.

Príklad z praxe:

Členovia komisie prepočítali, že stav v pokladnici je k 31.12. celkom 122, 34 EUR. Takýto stav sa zahrnie do inventúrneho súpisu, ktorý obsahuje počet jednotlivých mincí a bankoviek (mincovka) a porovná sa, či rovnaký stav je aj na účte 211 v hlavnej knihe a tiež v pokladničnej knihe (ak je vedená ručne alebo elektronicky). Ak je stav totožný, spracuje sa inventúrny súpis a uvedie sa, že stav je totožný.  V prípade rozdielu medzi účtovným a skutočným stavom sa tiež spracuje inventúrny súpis, pričom takýto rozdiel je predmetom účtovania a preverenia, či rozdiel má skutočný alebo účtovný charakter. Manko v pokladnici sa vtedy účtuje cez nákladový účet 548. Rovnako by bolo potrebné zvolať škodovú komisiu, ktorá posúdi mieru škody a jej zosobnenie zamestnancovi alebo navrhne škodu riešiť na ťarchu školy.

Upozornenie k dohode o hmotnej zodpovednosti

Zamestnanec zodpovedný za pokladnicu musí mať podpísanú písomnú dohodu o hmotnej zodpovednosti, ktorá sa nezverejňuje ale sa povinne overí základnou finančnou kontrolou. Takúto dohodu tiež podpíše i zástupca pokladníka, pričom kontroly tieto skutočnosti často preverujú pri následných kontrolách. Nezabudnúť tiež na skutočnosť, že aj zástupca pokladníka/ pokladníčky musí mať vyhotovenú a podpísanú dohodu o hmotnej zodpovednosti za zverenú pokladničnú hotovosť.

Časté zistenia pri inventarizácii majetku sa týkajú najmä:

• nesprávnych výstupov z inventarizácie majetku,
• neinventarizovania zásob potravín,
• nepodpísania inventúrnych súpisov členmi komisie,
• neinventarizovania podsúvahovej evidencie majetku alebo
• neuvedenia dátumu zostavenia inventúrneho súpisu alebo času trvania tejto inventúry (teda začatie a skončenie).

Treba uviesť, že v školskej jedálni sa môžu nachádzať aj ceniny, pričom i tieto sa povinne inventarizujú a porovnajú   s účtom hlavnej knihy 213 (najmä stravné poukážky, iné poukážky menovitej hodnoty, prípadne poštové známky).

Inventarizačný zápis vyhotovený z inventúr majetku

Stav majetku, záväzkov, rozdielu majetku a záväzkov v inventúrnych súpisoch sa porovnáva so stavom majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov v účtovníctve a výsledky porovnania sa uvedú v inventarizačnom zápise.  Z vykonaných inventúr majetku (pozn. autora: pokojne môže byť viac inventúrnych súpisov súčasťou inventarizačného zápisu) sa povinne teda vyhotoví inventarizačný súpis, ktorý musí obsahovať:

a) obchodné meno alebo názov účtovnej jednotky; právnické osoby uvedú sídlo, fyzické osoby bydlisko a miesto podnikania, ak sa líši od miesta bydliska, 

b) výsledky vyplývajúce z porovnania skutočného stavu majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov s účtovným stavom, 

c) výsledky vyplývajúce z posúdenia reálnosti ocenenia majetku a záväzkov

d) meno, priezvisko a podpisový záznam osoby alebo osôb zodpovedných za vykonanie inventarizácie v účtovnej jednotke

Takýto inventarizačný zápis sa vyhotoví súhrnne za viac druhov majetku. Jeho cieľom je zhrnúť výsledky inventarizácie a prípadné rozdiely. Tie sa v inventarizačnom zápise môžu uviesť napríklad nasledovne:

V školskej jedálni sa môžu vyskytnúť aj neuhradené faktúry za potraviny, či čistiace potreby alebo energie. Vtedy je vykazovaný záväzok, ktorý je uvedený v hlavnej knihe. Školská jedáleň má k dispozícii neuhradenú faktúru a vtedy sa vykoná inventúrny súpis, kde sa takýto záväzok porovná so skutočným stavom (na faktúre) a v účtovníctve (cez účet  hlavnej knihy 321). Prílohou k inventúre je práve hlavná kniha a kópia predmetnej faktúry. Ak školská jedáleň nemá k dispozícii faktúru od dodávateľa k času zostavenia inventarizácie, účtuje sa neuhradená faktúra a nevyfakturovaná dodávka cez účet rezerv a škola vykoná inventúrny súpis (teda nie školská jedáleň) členmi inventarizačnej komisie. Z inventúrneho súpisu evidovaných záväzkov sa vykoná tiež inventarizačný zápis, ktorý môže byť súčasťou aj predošlého majetkového zápisu (teda spojeného zápisu za majetok a za záväzky).

Základná finančná kontrola sa na inventúrnych súpisoch a inventarizačných zápisoch nevykonáva a tiež ani na menovaniach členov komisií a prehlásení hmotne zodpovedných zamestnancov (za pohonné hmoty, pokladničnú hotovosť a podobne). Prípad, kedy sa ale základná finančná kontrola vykoná je inventarizačný rozdiel, ten sa overí cez interný doklad o účtovaní rozdielu (buď prebytku alebo manku, či schodku). Overí sa súlad s rozpočtom, internou smernicou a osobitným predpisom (postupy účtovania a zákon o účtovníctve). Treba uviesť, že inventarizácia sa nezverejňuje spolu s účtovnou závierkou cez Register účtovných závierok a ani na vlastnom webovom sídle školy, či jedálne (internetová stránka). Ak sa tak ale subjekt verejnej správy rozhodne zrealizovať, nie je to porušením zákona (pozn. autora: vtedy by bolo vhodné podpisy členov komisie a hmotne zodpovedných osôb za majetok nezverejniť, či vhodným spôsobom prekryť).

Počas inventarizácie nemožno majetok v škole, obci a v zariadení premiestňovať alebo vyradiť. Platí, že zámer vyradenia majetku má byť uvedený v inventarizačnom zápise a následne menovaná i vyraďovacia komisia a likvidačná komisia (pozn. autora: môže ísť o tie isté osoby). K vyradeniu majetku je potrebné písomné rozhodnutie o prebytočnosti majetku, ktorý podpisuje štatutár. Je treba uviesť, že v prípade škody, sa tiež škoda zadefinuje a následne je predmetom škodovej komisie.

autor: Dr. Jozef Sýkora, MBA