Ako sa pripraviť na kontrolu verejného obstarávania?

Príspevok nadväzuje na osobitné právne predpisy – najmä zákon č. 343/2015 Z. z. o verejnom obstarávaní a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, zákon č. 357/2015 Z. z. o finančnej kontrole a audite a o zmene a doplnení niektorých zákonov či zákon č. 523/2004 Z. z. o rozpočtových pravidlách verejnej správy a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.

Príspevok je venovaný častým kontrolným otázkam vonkajšej kontroly (Najvyšší kontrolný úrad Slovenskej republiky, Úrad vládneho auditu či výkon kontroly Úradom pre verejné obstarávanie). V prostredí kontrolovaných subjektov (povinných osôb) sa pravidelne vyskytujú otázky k procesu verejného obstarávania, k definovaniu internej smernice alebo plánu verejného obstarávania.

Zhotovenie plánu verejného obstarávania

Zhotovenie plánu verejného obstarávania, zadefinovanie potrieb, ktorých získanie je potrebné v nadchádzajúcom období na zabezpečenie plnenia úloh a plynulého chodu organizácie verejného obstarávateľa alebo obstarávateľa, býva súčasťou prípravnej fázy verejného obstarávania a je dôležité́ z hľadiska výberu najvhodnejšieho postupu zadávania konkrétnej zákazky.

Upozornenie

Úrad pre verejné obstarávanie uvádza, že zákon č. 343/2015 Z. z. o verejnom obstarávaní a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov (ďalej v príspevku len zákon o verejnom obstarávaní) neupravuje povinnosť vyhotoviť plán verejného obstarávania, napriek tomu však jeho vypracovanie verejným obstarávateľom, obstarávateľom a osobám podľa ustanovenia § 8 zákona o verejnom obstarávaní odporúča.

Úrad pre verejné obstarávanie sa v zmysle uvedeného zaoberá plánovaním verejného obstarávania najmä v prípade, ak zistí, že v jej dôsledku došlo k vybratiu nevhodného alebo nesprávneho postupu podľa zákona o verejnom obstarávaní.

Rovnako sa zaoberá prípadom, ak porušenia v danom procese sú spôsobené práve zanedbaním povinností verejného obstarávateľa, obstarávateľa zákona o verejnom obstarávaní pri príprave a plánovaní verejného obstarávania.

V prípade, ak má za to, že došlo k takémuto porušeniu, zaoberá sa okrem povinnosti verejného obstarávateľa, obstarávateľa podľa zákona o verejnom obstarávaní konať s odbornou starostlivosťou aj tým, čo ho spôsobilo.

Základnou tézou na vykonanie plánovania verejného obstarávania je ustanovenie § 10 ods. 3 druhá veta zákona o verejnom obstarávaní, v zmysle ktorej sú verejní obstarávatelia a obstarávatelia povinní prijať potrebné opatrenia na zabezpečenie primeraného a včasného plnenia svojich úloh, ktoré im vyplývajú z osobitných predpisov, a ktoré sú zároveň v súlade s pravidlami verejného obstarávania.

Je potrebné dodať, že plán verejného obstarávania sa vyhotoví spravidla na daný rozpočtový rok a overí sa v jeho realizačnej fáze (k času jeho dokončenia) základnou finančnou kontrolou. Ako vhodné vyjadrenie odporúčame uviesť „je možné/nie je možné pokračovať“ v danej finančnej operácii, resp. „je možné/nie je možné vykonať“ danú finančnú operáciu (t. j. plán verejného obstarávania).

Overenie základnou finančnou kontrolou vždy vykoná vecne zodpovedný zamestnanec (zamestnanec zodpovedný za verejné obstarávanie v subjekte verejnej správy) a jeho vedúci zamestnanec či štatutár a uvedené overuje z rozpočtového pohľadu (krytia rozpočtom) i ekonóm alebo rozpočtár.

Časté kontrolné otázky oprávnenej osoby (kontrolného orgánu) pri výkone kontroly verejného obstarávania: 

  1. Má povinná osoba (kontrolovaný subjekt) zrealizovaný plán verejného obstarávania?
  2. Je súčasťou tohto plánu aj oblasť zákaziek s nízkou hodnotou?
  3. Má povinná osoba spracovanú internú smernicu k verejnému obstarávaniu?
  4. Stanovuje teda aj interná smernica povinnosť mať plán verejného obstarávania?
  5. Je plán verejného obstarávania overený základnou finančnou kontrolou?
  6. Čo iné stanovuje nad rámec zákona o verejnom obstarávaní interná smernica?
  7. Je smernica o verejnom obstarávaní aktuálna?
  8. Sú aktualizované i finančné limity obstarávania?
  9. Sú zákazky s nízkou hodnotou realizované podľa § 117 zákona o verejnom obstarávaní v nadväznosti na ustanovenie § 5 zákona o verejnom obstarávaní a tiež ustanovenia § 19 zákona č. 523/2004 Z. z. o rozpočtových pravidlách verejnej správy a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov?
  10. Ako boli stanovené predpokladané hodnoty zákaziek?
  11. Boli ich sumy správne určené ako sumy bez DPH?
  12. Boli tieto sumy zákaziek do limitu, ako stanovuje § 5 zákona o verejnom obstarávaní?
  13. Boli len zákazky s nízkou hodnotou alebo aj podlimitné zákazky?
  14. Kde sú evidované?
  15. Koľko bolo za kontrolované obdobie zrealizovaných a obstaraných zákaziek?
  16. Boli v subjekte verejnej správy (u povinnej osoby) realizované aj podlimitné zákazky?
  17. Sumy boli správne určené?
  18. Sú zmluvy dotýkajúce sa verejného obstarávania riadne zverejnené na webovom sídle povinnej osoby?
  19. Ak boli zmluvy dodatkované, sú tiež zverejnené?
  20. Mohli byť dodatky k zmluvám? Nemá byť realizované nové verejné obstarávanie?
  21. Neopakuje sa rovnaký dodávateľ na dodanie služby alebo tovaru, majetku?
  22. Aké boli prílohy k zmluvám?
  23. Bola zmluva ohraničená do vyčerpania finančného limitu alebo do časového limitu?
  24. Nemohlo sa niečo obstarávať naraz a ušetriť?

Autor článku: Dr. Jozef Sýkora, MBA

Viete, ako stanoviť predpokladanú hodnotu zásielky a ako správne opísať predmet zákazky? Viac o samostatnom obstarávaní potravín školskou jedálňou sa dočítate v najnovšom čísle časopisu Zriaďovateľ.