Interné smernice v obciach a školách a protispoločenská činnosť

Predmetom kontrol často býva dodržiavanie zásady správnosti interných riadiacich aktov (smerníc a poriadkov či príkazov štatutára a podobne). Rovnako tak aj kontrola zákonnosti a aktuálnosti interných riadiacich aktov (či štatutár môže daný interný riadiaci akt sám zostaviť, resp. vydať formou interného aktu a uvedené konanie nie je prekročenie právomoci verejného činiteľa alebo štatutára v zmysle osobitných predpisov) a v neposlednom rade aj úplnosti a formálnej správnosti týchto interných riadiacich aktov v roku 2023.

Zásady tvorby interných aktov

Dodržiavanie zásady správnosti interných riadiacich aktov sa preveruje orgánom kontroly (oprávnenou osobou), a to z pohľadu dispozitívnej možnosti, či subjekt verejnej správy mohol vydať interný riadiaci akt a je správny z obsahovej i terminologickej stránky. 

Správnosť interných riadiacich aktov sa posudzuje individuálne, a to každý subjekt verejnej správy osobitne (či je daný interný riadiaci akt „šitý na mieru“ subjektu verejnej správy). Práve kontrolné orgány často uvádzajú do výstupu z kontrol (či už v protokolov alebo návrhov správ a následne správ z kontrol), že subjekt verejnej správy nepostupoval správne pri zostavení, respektíve vydaní interného riadiaceho aktu. 

Zostaveniu interného riadiaceho aktu sa budeme venovať pri definovaní druhej zásady – zákonnosti interného riadiaceho aktu. Správny interný riadiaci akt je teda ten, ktorý:

• je spracovaný na podmienky subjektu verejnej správy, 

• je praktický, 

• nie je opísaným zákonom alebo spracovaním tzv. kópie zákona,

• je zrozumiteľný danej cieľovej skupine (najmä zamestnancom, fyzickým osobám, zákonným zástupcom, občanom a podobne).

Spôsob označovania a štruktúra interných predpisov

Vnútorné riadiace predpisy sa označujú spravidla: 

• slovným označením, z ktorého vyplýva druh predpisu, ako aj jeho predmet,

• číselným označením, z ktorého vyplýva poradové číslo predpisu, ako aj rok jeho vydania.

Poradové číslo sa prideľuje vzostupne od čísla „1“ súvisle pre každý druh predpisu, so začatím nového číslovania v každom kalendárnom roku.

Predpis najmä v aplikačnej praxi samosprávy pozostáva z týchto častí: preambula, základné/všeobecné ustanovenia, osobitné ustanovenia, spoločné a záverečné ustanovenia s určením platnosti a účinnosti predpisu.

So zákonnosťou zostavenia interného riadiaceho aktu súvisí nepochybne samotná príprava a v praxi často aj pripomienkovanie vnútorných riadiacich aktov a predpisov.

Interné smernice pre účtovnú agendu

• Účtovný rozvrh (povinnosť každej organizácie). Účtovný rozvrh je často pri vonkajšej/vnútornej kontrole vyžadovaný, no nemusí byť internou smernicou, postačí ho vytlačiť z technického/programového vybavenia účtovnej jednotky.

• Smernica o vedení účtovníctva.

Smernice, ktoré sú uvedené nižšie, môžu byť súčasťou smernice o vedení účtovníctva.

• Odpisový plán organizácie (povinný interný riadiaci akt).

• Smernica o obehu účtovných dokladov (spravidla povinné, resp. vyžadované kontrolou).

• Smernica o depozitnom účte rozpočtovej organizácie (vyžadované kontrolami).

• Smernica o evidencii zásob (nepovinné, môže byť súčasťou smernice o nakladaní s majetkom).

• Smernica o vnútropodnikovom účtovníctve (nie je povinnou smernicou, no odporúčam ju, ak vediete podnikateľskú činnosť osobitne od hlavnej činnosti, spravidla obce a príspevkové organizácie).

• Smernica o tvorbe a účtovaní opravných položiek, výnosov a nákladov či kurzových rozdielov (nepovinné).

• Smernica o evidencii peňažných prostriedkov v pokladnici (nepovinné).

• Príkaz o zriadení inventarizačných komisií, vyhlásení hmotne zodpovedných osôb a uskutočnení inventarizácie majetku, záväzkov a ich rozdielov k 31. 12. 20xx (spravidla povinné).

• Smernica o cestovných náhradách (povinná smernica).

Aké ďalšie smernice z oblasti majetku a kontroly autor odporúča a čo sa zmení v oblasti protispoločenskej činnosti od 1. júla 2023 nájdete v časopise Zriaďovateľ 7-8/2023.