Registratúrny poriadok z pohľadu poslednej novelizácie Vyhlášky pre rok 2024

Náš príspevok sa tiež venuje upozorneniam autora pre jednotky územnej samosprávy a pre školské zariadenia. Jednotný postup pri správe registratúry pri výkone práce mimo pracoviska upravuje registratúrny poriadok (ako vnútorný akt riadenia, t. j. smernica) pôvodcu registratúry alebo iný interný predpis v zmysle spomínanej vyhlášky účinnej od 1. januára 2024.

 

Úvodom je potrebné dodať, že oblasť registratúry prešla od septembra 2023 a od januára 2024 novelizáciou. Dotkneme sa v príspevku vybraných ustanovení, ktoré sa menili. Primárne upozorním, že sa zadefinovala zásielka ako pojem a tiež podateľňa. Zásielkou je záznam v procese prijímania a registratúrny záznam v procese odosielania adresátovi. Podateľňa zabezpečuje prijímanie a triedenie zásielok, ich prideľovanie organizačným zložkám pôvodcu registratúry a odosielanie zásielok; v elektronickom informačnom systéme na správu registratúry je miestom, ktoré zabezpečuje prijímanie a spravidla aj evidenciu doručených zásielok. Ak nie je zriadená podateľňa, na príjem neelektronických zásielok sa určí pracovisko, ktoré plní povinnosti podateľne alebo zamestnanec, ktorý plní povinnosti podateľne.

 

Novela: Povinnosť pre obce, organizácie a školy: Informácie o podmienkach prijímania zásielok sa zverejňujú na webovom sídle alebo na úradnej tabuli pôvodcu.

 

Od 1. januára 2024 platí, že pri hodnotení hodnovernosti záznamu sa prihliada na vierohodnosť pôvodu, neporušenosť obsahu a čitateľnosť záznamu od okamihu jeho vzniku. Vierohodnosť pôvodu záznamu sa preukazuje uvedením jednoznačného identifikátora entity registratúry, autorizáciou záznamu, úplnými štruktúrovanými údajmi o obsahu, štruktúre a väzbách elektronického záznamu. Neporušenosť obsahu je zabezpečená, ak zaslaním alebo transformáciou záznamu nenastala zmena obsahu zaznamenaných skutočností v zázname. Čitateľnosť záznamu je zabezpečená, ak je obsah záznamu zrakom vnímateľný, rozlíšiteľný a obsahovo zrozumiteľný. Pôvodca skontroluje obsah, formát, bezpečnosť a možnosť zobrazenia doručeného elektronického záznamu používateľsky zrozumiteľným spôsobom. Ak nie je možné elektronický záznam zobraziť používateľsky zrozumiteľným spôsobom a možno z neho zistiť adresu odosielateľa, pôvodca o tom odosielateľa informuje a uvedie dátové formáty, v ktorých elektronické zásielky prijíma.

 

Evidenciu a manipuláciu registratúrnych záznamov upravujú všeobecne záväzné právne predpisy a interné právne predpisy (napr. sťažnosti, zmluvy, interné predpisy, účtovné záznamy, záznamy personálnej agendy, agenda protispoločenskej činnosti či žiadostí o prístup k informáciám). Podateľňa a registratúrne stredisko sú organizačne začlenené do administrácie v súlade s organizačným poriadkom. Každý vedúci zamestnanec dôsledne dbá, aby každý zamestnanec dodržiaval predpisy pri správe registratúry (ustanovenia vami spracovaného a účinného registratúrneho poriadku/plánu), a to v rozsahu primeranom svojim pracovným povinnostiam.

 

Zamestnanec pri rozviazaní pracovného pomeru alebo zmene pracovného zaradenia protokolárne odovzdá vedúcemu zamestnancovi alebo ním poverenému zamestnancovi spisy, evidenčné pomôcky, príp. pečiatky a pečatidlá, ak ich mal pridelené. Dozor nad vyraďovaním spisov vrátane špeciálnych druhov záznamov subjektu vykonáva príslušný archívny orgán (pre jednotku územnej samosprávy/verejnej správy štátny archív s regionálnou pôsobnosťou, resp. Slovenský národný archív). Subjekt územnej samosprávy vedie evidenciu záznamov výlučne v štátnom jazyku Slovenskej republiky. Subjekt prijíma elektronické zásielky prostredníctvom elektronickej schránky elektronickej pošty a elektronických služieb. Elektronické zásielky prijímajú všetky organizačné útvary obce/školy (napríklad na adrese ......@......sk).

 

 

Kontrolór