Základná finančná kontrola v otázkach z praxe
V príspevku sa bližšie venujeme častým otázkam z praxe výkonu kontroly v organizáciách verejnej správy aj s ohľadom na vykonané školenia a semináre k téme základnej finančnej kontroly v rokoch 2020 a 2021. Otázky sa dotýkajú základnej finančnej kontroly v zmysle ustanovení § 7 ods. 2 a 3 s ohľadom na ustanovenie § 6 ods. 4 zákona č. 357/2015 Z. z. o finančnej kontrole a audite a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.
Otázky smerujú najmä k spracovaniu smernice, náležitostiam po formálnej stránke, oblasti správneho uvádzania vyjadrení a podobne.
Aký typ podpisu zodpovedný zamestnanec za finančnú operáciu a vedúci zamestnanec/štatutár môže použiť?
Zákon o finančnej kontrole stanovil, že osoby, ktoré overujú finančné operácie a ich časti, odsúhlasujú finančné operácie aj svojím podpisom. Dôvodová správa k zákonu spomína, že podpis môže byť vlastnoručný alebo zaručený elektronický podpis. Iný typ podpisu (generovaný iným systémom, preskenovaný, pečiatkový a podobne) nie je po formálnej stránke v súlade so zákonom o finančnej kontrole a audite a jeho dôvodovou správou.
Finančnou operáciou sú aj iné úkony majetkovej povahy. Ako ich možno nájsť o zakotviť v smernici?
Iné úkony majetkovej povahy zákon o finančnej kontrole a audite nedefinuje bližšie. Ide najmä o pohyb majetku (nielen majetkového, ale i finančného charakteru), a to zaradenie majetku, vyradenie majetku, presuny majetku a odpisovanie majetku, vytváranie opravných položiek a zároveň i prevody medzi účtami (napríklad z rozpočtového účtu na osobitný účet organizácie v prípade rozpočtových organizácií) a rovnako i tvorba rezervného či iného peňažného osobitného fondu v subjekte verejnej správy.
Je potrebné, aby bola už pri podpise darovacej zmluvy známa suma daru?
Nie, nie je to potrebné. Zmluva sa overí základnou finančnou kontrolou ako právny úkon (pozn. autora: z dôvodu, že právny úkon je finančnou operáciou, ktorá podlieha overeniu základnou finančnou kontrolou), teda len z pohľadu dodržania zákona (zákon č. 40/1964 Zb. Občiansky zákonník v znení neskorších predpisov) pri koncipovaní zmluvy, a to pred podpisom takejto zmluvy. V takomto prípade sa rozpočtový súlad neoverí z dôvodu, že nie je pre túto časť finančnej operácie relevantný. V zmysle zákona č. 40/1964 Zb. Občiansky zákonník sa overí najmä písomná forma právneho úkonu (zmluvného zabezpečenia) a bezodplatnosť darovania. Je ale na rozhodnutí subjektu verejnej správy, či pri overovaní finančných operácií (najčastejšie dikciou internej smernice) zakotví povinnosť uvádzania peňažného vyjadrenia finančnej operácie alebo jej časti.
Existujú určité vybrané výnimky zo zákona, kedy sa nevykonáva základná finančná kontrola?
V prípade vykonávania základnej finančnej kontroly neexistujú zákonné alternatívy či výnimky, kedy sa nevykonáva predmetná finančná kontrola v danej oblasti, ak nejde o havarijný alebo mimoriadny stav. Každá finančná operácia alebo jej časť, ktorá má charakter príjmu, výdavku (použitia prostriedkov), poskytnutia prostriedkov, právneho úkonu či iného úkonu majetkovej povahy, podlieha výkonu základnej finančnej kontroly.
Môže subjekt verejnej správy overovať finančné operácie či ich jednotlivé časti externe (podobne ako v prípade externého vedenia účtovníctva)?
Realizovanie základnej finančnej kontroly, ako aj administratívnej finančnej kontroly (pri poskytovaní prostriedkov, ak nejde o zákonné výnimky podľa § 8 ods. 2 a 3 zákona o finančnej kontrole a audite) externým spôsobom nie je povolené. Za výkon finančnej kontroly je zodpovedný štatutár organizácie a samotné overenie vykonáva zodpovedný zamestnanec. Je teda potrebné spomenúť, že pre výkon finančnej kontroly je existencia pracovného pomeru k subjektu verejnej správy nutná. Iba v prípade administratívnej finančnej kontroly a finančnej kontroly na mieste sa môže subjekt verejnej správy rozhodnúť poveriť aj inú osobu (prizvanú osobu) pre výkon finančnej kontroly spolu so zamestnancami/vedúcimi zamestnancami.
Akým spôsobom sa overí súlad s objednávkou či faktúrou, ak ustanovenie § 6 ods. 4 zákona o finančnej kontrole a audite takýto súlad neobsahuje? Môžeme si interne prehľad kritérií upraviť na naše podmienky?
Overenie súladu finančnej operácie alebo jej časti s faktúrou sa v aplikačnej praxi v rámci zákona o finančnej kontrole realizuje, a to najčastejšie ako overenie súladu so zmluvou. Možno spomenúť, že zákon o finančnej kontrole a audite nepozná overenie súladu s faktúrou. Ak zodpovedný zamestnanec chce overiť súlad s objednávkou (vystavenou v subjekte v písomnej forme), overí sa jej vystavenie ako súlad s interným aktom (najčastejšie v praxi Obehom účtovných dokladov). V rámci takéhoto overenia pripomínam, že základnou finančnou kontrolou sa v prípade súladu s interným aktom overuje i dodržanie formálnych náležitostí vystavenej objednávky v zmysle interného aktu. Takýmito sú najmä dátum vystavenia, podpis, predbežná suma objednávky a podobne.
Nahrádza predpis, ktorý vykonávame v rámci základnej finančnej kontroly, interný predpis k účtovaniu?
Nie, predpis, ktorý sa v praxi vyhotovuje najčastejšie k príjmovým finančným operáciám, nenahrádza interný predpis, ktorý je vyhotovený k zaúčtovaniu účtovného prípadu podľa zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov (ďalej len zákon o účtovníctve). Predpis k výkonu základnej finančnej kontroly nemusí obsahovať náležitosti, aké požaduje zákon o účtovníctve v rámci náležitostí účtovného dokladu. Takýmto predpisom v zmysle zákona o finančnej kontrole je predpis vo forme hromadného overenia (napríklad príjmov/výdavkov, ktoré sú očakávané v subjekte).
Môže pri výkone základnej finančnej kontroly zastúpiť štatutára organizácie jeho zástupca v čase dovolenky alebo dlhodobej pracovnej neschopnosti?
V právomoci štatutára subjektu verejnej správy je v aplikačnej praxi aj spôsob poverenia/zastúpenia, a to najčastejšie:
- osobitným poverením pre výkon základnej finančnej kontroly v čase neprítomnosti na stanovené obdobie alebo
- stanovením tejto skutočnosti v internom akte subjektu (Smernica o finančnej kontrole).
Odporúča sa, aby štatutár subjektu verejnej správy myslel aj na skutočnosti, ktoré môžu ovplyvniť chod organizácie a aj výkon finančnej kontroly. Zámer takéhoto spôsobu zastúpenia/poverenia je nerušený a plynulý priebeh inštitútu finančnej kontroly v podmienkach subjektu verejnej správy.
Má zodpovedný zamestnanec povinnosť uvádzať k dokladu súvisiacemu s finančnou operáciou (úhradou faktúry) i dodací list a následne ho riadne overiť základnou finančnou kontrolou?
Dodací list nie je samostatnou časťou finančnej operácie a neoveruje sa základnou finančnou kontrolou. V rámci úhrady faktúry sa naň prihliada z pohľadu dodržania zásady účelovosti nakladania s verejnými prostriedkami a predstavuje hodnoverný doklad od dodávateľa tovaru alebo služby.
Vykonáva sa v prípade poskytnutia preddavku zamestnancom alebo dodávateľovi aj administratívna finančná kontrola?
V prípade poskytovania preddavkov (hotovostne aj bezhotovostne) zamestnancom a dodávateľom, ako aj v prípade zádržného a záloh sa vykonáva len základná finančná kontrola, a to z dôvodu, že ide o zabezpečenie vlastnej prevádzky a chodu subjektu verejnej správy. Základnou finančnou kontrolou sa teda overí súlad s rozpočtom a zákonom (najmä pri dodávateľských preddavkoch so zákonom č. 523/2004 Z. z. o rozpočtových pravidlách verejnej správy) a interným aktom (najčastejšie v praxi v prípade zamestnaneckých preddavkov súlad so Smernicou o cestovných náhradách, Smernicou o povoľovaní a vyúčtovaní pracovných ciest a podobne).
Subjekt verejnej správy vydáva na základe porušenia zákona rozhodnutia v zmysle správneho poriadku, kde je uvedená výška pokuty. Pokuta je uhradená na účet subjektu, s ktorou nemôže disponovať a ku koncu roka je automaticky prevedená na účet štátu. Je potrebné pri týchto rozhodnutiach vykonávať základnú finančnú kontrolu?
Vydanie rozhodnutia je jednostranným právnym úkonom, s ktorým sa viaže určitá povinnosť. Zákon o finančnej kontrole a audite stanovil, že finančnou operáciou je i právny úkon. Vydanie rozhodnutia bude overené základnou finančnou kontrolou pri dodržaní súladu s osobitným predpisom, na základe ktorého je koncipované, prípadne s interným predpisom (ak je v organizácii v účinnosti). Spolu s rozhodnutím je možné overiť i očakávaný príjem (i keď nie je rozpočtovaný). Takýmto spôsobom subjekt verejnej správy overí dve časti finančnej operácie. Základnú finančnú kontrolu vykoná zamestnanec, ktorý vystavuje rozhodnutie, spolu so zamestnancom, ktorý eviduje prichádzajúci príjem z vydaných rozhodnutí, a následne vedúci zamestnanec/štatutár.
Pripomíname, že rozhodnutia (ako aj výzvy) sú právnym úkonom jednostranného charakteru, ktoré je potrebné overovať základnou finančnou kontrolou. Overuje sa súlad so zákonom/vyhláškou či iným aktom, na základe ktorého sa rozhodnutie realizuje (pozn. autora: či obsahuje náležitosti, ako má mať a či je k takému úkonu subjekt oprávnený).
kým spôsobom je potrebné vykonávať základnú finančnú kontrolu v prípade pracovnej cesty a jej následného zúčtovania?
Subjekt verejnej správy v prípade pracovnej cesty vykoná základnú finančnú kontrolu na cestovnom príkaze (overenie právneho úkonu). V rámci neho overí súlad s rozpočtom (či má subjekt prostriedky na úhradu pre daného zamestnanca), súlad s osobitným predpisom (zákon č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách) a vnútornou smernicou (ak je v účinnosti pre oblasť cestovných náhrad a pracovných ciest). Následne poskytnutie prostriedkov podlieha opätovne výkonu základnej finančnej kontroly (ako časť finančnej operácie, ktorá nadväzuje na cestovný príkaz). Overí sa súlad s rozpočtom a uzatvorenou zmluvou (cestovným príkazom). Správa o pracovnej ceste, ktorú vyhotovuje zamestnanec, nie je finančnou operáciou a neoveruje sa základnou finančnou kontrolou.
Po skončení pracovnej cesty (pri zúčtovaní) sa dodatočné poskytnutie prostriedkov zamestnancovi (ak nepostačoval preddavok alebo ak sa mu refundujú náklady spojené s pracovnou cestou) overí základnou finančnou kontrolou. Opätovne sa overí súlad s rozpočtom (či má subjekt prostriedky v rozpočte na dodatočnú úhradu) a súlad s vnútornou smernicou (Obeh účtovných dokladov), či sú preukázateľné doklady v čase refundácie nákladov spojených s pracovnou cestou. Subjekt verejnej správy vykonáva základnú finančnú kontrolu v čase tvorby pracovného príkazu (pred uvedením súhlasu štatutára či vedúceho zamestnanca) a následne pri poskytnutí prostriedkov v hotovosti alebo pri ich zúčtovaní. Ide o jednotlivé časti finančnej operácie, ktoré nesmú zostať neoverené.
Je potrebné overiť aj tvorbu rezervného fondu v príspevkovej organizácii alebo táto operácia sa overí iba vecnou a formálnou kontrolou pri dodržaní uznesenia a dikcie zákona o rozpočtových pravidlách v nadväznosti na interný príkaz štatutára?
Príspevková organizácia v zriaďovateľskej pôsobnosti obce, vyššieho územného celku alebo štátu tvorí povinne rezervný fond, a to v prípade, ak dosiahla kladný výsledok hospodárenia počas rozpočtového roka. Túto povinnosť stanovuje zákon č. 523/2004 Z. z. o rozpočtových pravidlách verejnej správy. Spôsob vedenia predmetného fondu nie je zákonom stanovený, pričom o tvorbe, jeho výške, ako aj spôsobe vedenia má rozhodovať zriaďovateľ príspevkovej organizácie alebo podľa poverenia zriaďovateľa i štatutárny orgán príspevkovej organizácie. Najčastejšie sa v praxi vyskytuje práve prípad stanovenia výšky a spôsobu tvorby rezervného fondu v zmysle prijatého uznesenia kompetentného orgánu (zastupiteľstvo obce, vyššieho územného celku alebo vlády Slovenskej republiky či ministerstva). Základná finančná kontrola bude vykonaná v prípade zámeru tvorby fondu, a to pri dodržaní podmienky účelného nakladania s verejnými prostriedkami, čo v praxi znamená overenie súladu s osobitným predpisom (zákon o rozpočtových pravidlách) a interným predpisom (príkaz štatutára alebo zriaďovateľa, ak je v účinnosti). Účelom základnej finančnej kontroly je overenie správnej výšky, ako aj podmienok tvorby rezervného fondu. Výkon základnej finančnej kontroly podpíše zodpovedný zamestnanec (napríklad za úsek rozpočtu alebo ekonomiky) a vedúci zamestnanec/štatutár organizácie s uvedením mena a priezviska, dátumu, podpisu a súhlasu s vykonaním finančnej operácie (tvorby rezervného fondu organizácie).
Je nutné vykonávať základnú finančnú kontrolu na výdajke do spotreby, napriek tomu, že je základná finančná kontrola vykonaná na faktúre od dodávateľa? Áno, ide o finančnú operáciu – iný úkon majetkovej povahy. Overí sa súlad s internými smernicami (o pohybe majetku, o vyradení majetku alebo smernicou o hospodárení, ak je v účinnosti v subjekte).
Aké časté interné smernice vo verejnej správe vplývajú na finančné operácie a ich časti pri overovaní základnou finančnou kontrolou?
Najčastejšie ide o tieto interné smernice, ktoré sú frekventované v rámci štátnej i územnej sféry:
Príjem – súlad so Sadzobníkom poplatkov, Cenníkom či nariadením.
Použitie – súlad s Obehom účtovných dokladov, Smernicou o vedení pokladničnej hotovosti.
Poskytnutie – súlad s Obehom účtovných dokladov.
Právny úkon – súlad s Metodickým pokynom na tvorbu právneho aktu (napríklad na stanovenie nájomného či energií pri tvorbe nájomných zmlúv).
Iný úkon majetkovej povahy – Zásady hospodárenia s majetkom obce, Smernica o vedení cenín, Príkaz k škodovému konaniu a podobne
Časopis ZRIAĎOVATEĽ vo svojich pravidelných rubrikách prináša:
- obsah prispôsobený potrebám zriaďovateľov škôl,
- informácie o povinnostiach zriaďovateľov voči riaditeľom škôl,
- vzory, návody aj odpovede na otázky, ktoré priamo súvisia s činnosťou zriaďovateľov škôl,
- témy spracované v časovom slede školského roka.
autor: Dr. Jozef Sýkora, MBA